De eerste in de keten, vaak een mantelzorger of de thuiszorg, zal het meest frequent zorgtaken uitvoeren. Daarbij wordt hij door het Zorgverband systeem ondersteund: het Zorgverband systeem stelt vragen en geeft instructies. Het gebruik van het Zorgverband systeem betekent geen meerwerk: dezelfde taken worden uitgevoerd. De antwoorden op vragen worden in het systeem opgeslagen en geïnterpreteerd. De interpretatie vindt plaats tegen een verwachtingspatroon. Zolang de antwoorden binnen het verwachtingspatroon vallen, vindt geen verdere actie plaats. Zodra, dat niet het geval is wordt een bericht gestuurd naar de volgende in de keten. In het voorbeeld: wanneer de mantelzorger de vraag “Raakt de oudere de weg kwijt en gaat hij zwerven” met ja beantwoord zal er een bericht naar de trajectbegeleider ouderenzorg gaan.
Het geven van antwoorden kan dus leiden tot berichten die de keten in gestuurd kunnen worden. Men kan echter ook expliciet berichten aanmaken. Men kan een ‘dagrapport’ aanmaken dat gestuurd wordt naar allen in het netwerk met dezelfde rol en men kan ‘signalen’ aanmaken voor de volgende in de keten of voor de zorgcoördinator.
Het systeem geeft ook waarschuwingen wanneer er taken moeten worden uitgevoerd. Daardoor wordt het risico dat taken vergeten worden verkleind.
Het berichtenverkeer binnen het sociaal-medisch netwerk wordt geregeld via een communicatieprotocol, hierin worden verschillende soorten berichten uitgewisseld. De belangrijkste zijn:
- Waarneming op basis van instructies en vragen die voor een behandeling zijn vastgelegd: de patiënt of mantelzorger levert zelf een bijdrage op basis de gegevens op de eigen pagina van de zorgvrager op de Zorgverband website). Alle waarnemingen worden opgeslagen. Alleen waarnemingen die niet aan het verwachtingspatroon dat voor die behandeling is vastgelegd voldoen, worden naar de volgende in de zorgketen gestuurd. Hierdoor wordt het probleem opgeschaald precies wanneer dat nodig is: problemen blijven niet doorsudderen, maar ook wordt niet onnodig vaak een beroep gedaan op dure krachten verder in de keten.
- De volgende in de keten voert een diagnose uit: hij kan binnen zekere grenzen een behandeling aanpassen, besluiten dat geen actie nodig is of het bericht doorsturen naar de volgende schakel in de keten. Problemen worden op deze manier in principe zo dicht mogelijk bij de patiënt opgelost.
- De laatste in de keten, bijvoorbeeld een huisarts, krijgt dus alleen berichten wanneer waarnemingen buiten de verwachtingen vallen en die niet lager in de keten kunnen worden afgehandeld. Hij lijdt dus niet onder informatie-overload maar krijgt hoogwaardige, gefilterde en geaggregeerde informatie.